Внедрение RPA для автоматизации работы отдела кадров
Кейс 1. Формирование приказов на отпуск
О компании:
В компании с распределенной структурой и централизованной ERP-системой кадровый отдел обеспечивает полный цикл работы с персоналом, включая планирование и оформление отпусков. В рамках стратегии организация последовательно развивает цифровые инструменты поддержки кадрового отдела. Процесс согласования отпусков затрагивает сотрудников, руководителей и бухгалтерию.
Проблема:
Согласование и формирование приказов на отпуск выполняется вручную:
- проверка графиков,
- расчет доступных дней,
- определение права на материальную помощь,
- контроль корректности данных
- и другие процессы.
Данный процесс требовал значительных трудозатрат. Отсутствие единого механизма контроля усложняло оптимизацию работы отдела и увеличивало сроки обработки заявок.
В условиях роста численности персонала выросла потребность во внедрении автоматизации процессов.
Задача: Автоматизация бизнес-процессов (согласование и формирование приказов на отпуск) с использованием технологии RPA.
Решение:
При выборе инструментов автоматизации руководство компании остановилось на RPA-решении – платформе ROBIN. Использование инструментария класса программных роботов позволит встроить решение в действующую ИТ-инфраструктуру без изменения базовой архитектуры.
Программные роботы анализируют график отпусков по установленному регламенту либо запускаются по запросу сотрудника через сообщение. После получения данных о работнике робот проверяет доступен ли отпуск, остаток дней, наличие дополнительных выплат и т.д. Далее инициируется согласование с руководителем и автоматически формируется приказ в ERP-системе.
Результат:
Обеспечена автоматизация бизнес процессов в части кадрового документооборота, сокращены сроки согласования и снижена вероятность ошибок при расчетах.
Решение масштабируемо и может быть расширено на другие процессы.
Компания рассматривает дальнейшее развитие автоматизации бизнес-процессов как стратегическое направление.
Кейс 2. Сверка актов аутсорсинговых компаний
О компании:
Кадровый и финансовый блок организации взаимодействует с несколькими аутсорсинговыми компаниями, предоставляющими услуги по персоналу. Обработка и сверка актов выполненных работ является регулярной процедурой и частью ежедневной работы. Контроль корректности расчетов напрямую влияет на финансы и управляемость затрат.
Проблема:
Сравнение данных аутсорсинговых компаний с информацией в ERP-системе заказчика выполняется вручную. Различные форматы отчетности и большой объем данных усложняли проверку. Ручная сверка снижала скорость обработки и ограничивала возможности для оптимизации работы отдела, особенно при увеличении количества подрядчиков. Потребность во внедрении автоматизации процессов была обусловлена необходимостью повысить прозрачность расчетов и сократить операционные риски.
Задача: Автоматизация бизнес-процессов (сравнение данных аутсорсинговых компаний с данными организации-заказчика) с использованием технологии RPA.
Решение:
Разработан общий шаблон отчетности и внедрена автоматизация процессов управления с применением технологии RPA. Программные роботы запускаются при поступлении нового файла, определяют аутсорсинговую компанию и отчетный период, извлекают сопоставимые данные из ERP и выполняют автоматическую проверку. При выявлении расхождений система визуально выделяет различия определенным цветом (желтым, если информация не совпадает, красным, если информация отсутствует в ERP.
Результат:
- Повышена точность сверки.
- Ускорен цикл проверки документов.
- Обеспечена единая логика контроля данных.
Решение масштабируется на иные направления взаимодействия с подрядчиками и формирует основу для дальнейшей трансформации информационной системы.
В ОДО «Абсолют Интернет Системс» (ABIS) вы можете приобрести систему автоматизации ROBIN для оптимизации бизнес-процессов вашей компании.
